Jak zmniejszyć ryzyko strat podczas trwania umowy leasingowej

Zarządzanie ryzykiem w branży leasingowej stanowi jeden z najważniejszych procesów związanych z obsługą zawartych umów leasingowych. Choć leasingodawcę przed stratami finansowymi wynikającymi z braku przedmiotu leasingu w dużym stopniu chronią mechanizmy weryfikacji klientów i stosowne zapisy umów, nadal istnieje ryzyko nienależytej dbałości o powierzone mienie, a nawet nieuprawniona sprzedaż leasingowanego sprzętu.

Jednym z niedocenianych mechanizmów minimalizowania ryzyk spowodowanych tymi zjawiskami jest audyt przedmiotów leasingu w czasie trwania umowy oraz w procesie wstępnej windykacji. Pozwala on znacząco ograniczyć ryzyko wynikające z utraty wartości przedmiotów leasingu, szybsze wykrywanie fraudów oraz zwiększenie szans na odzyskanie mienia leasingowanego.

Dlaczego warto stosować audyt przedmiotów leasingu?
Wysoka wartość finansowanych przedmiotów powinna wiązać się ze szczegółową oceną ryzyka, w tym z możliwością wystąpienia fraudu. Audyt, którego koszt jest nieporównywalnie niższy, niż wartość przedmiotów, takich jak linie produkcyjne czy maszyny przemysłowe, pozwala już na wczesnym etapie zmniejszyć potencjalne straty, które wynikają z działań niezgodnych z prawem. Działania audytowe polegają przede wszystkim na weryfikacji sprzętów - szczegółowym opisie ich stanu, sporządzeniu dokumentacji fotograficznej oraz określeniu miejsca przechowywania leasingowanego przedmiotu, jak i tego kto faktycznie jest w posiadaniu wydanej rzeczy. Takie działania z wyprzedzeniem pozwalają zapobiec późniejszym szkodom, jakie mogą wyniknąć w przypadku błędnego lub niepełnego opisania sprzętu podczas procesu sprzedaży. Weryfikacja stanu technicznego przedmiotu, jak i tego czy faktycznie znajduje się on w miejscu wskazanym w umowie i jest pod opieką leasingobiorcy, mają decydujący wpływ na ocenę zasadności kontynuacji umowy leasingowej. Audyt ma również olbrzymie znaczenie
w sytuacji, gdy konieczny będzie odbiór maszyn lub linii technologicznych, a w dalszym etapie ich wycena i odsprzedaż. Audyty pełnią rolę prewencyjną w przypadku prób wyłudzeń przedmiotów przez zorganizowane grupy przestępcze, a także mają zastosowanie podczas weryfikacji pośredników, np. dealerów samochodowych i dilerów maszyn rolniczych, którzy nie zawsze na czas informują o tym, że przedmiot finansowania został sprzedany. Wszystkie te działania mogą uchronić leasingodawcę przed stratami sięgającymi milionów złotych

Outsourcing audytu
W procesie audytu olbrzymią rolę odgrywa wykwalifikowany personel, który posiada odpowiednie doświadczenie i wiedzę na temat specjalistycznego i skomplikowanego sprzętu, np. maszyn produkcyjnych. Pozwala to rzetelnie zbadać stan i wyposażenie maszyn i urządzeń oraz sporządzić dokumentację fotograficzną przedmiotów leasingu. Brak wiedzy na temat budowy sprzętu, może skutkować tym, że dokumentacja z przeprowadzonego audytu będzie niepełna i niewłaściwie sporządzona, co umniejszy realne korzyści z jego przeprowadzenia. Podmioty finansujące leasing nierzadko zmagają się z brakiem odpowiednich zasobów, dlatego też decydują się one na outsourcingu tego typu usług. Taka bezstronna weryfikacja pozwala już na wczesnym etapie wykryć umowy zawarte w złej wierze, w których mogła uczestniczyć osoba odpowiedzialna za sprzedaż produktów leasingowych.
W przypadku podejrzenia fraudu niezwykle ważny jest również czas reakcji i bezpośrednie dotarcie na miejsce przechowywania przedmiotu leasingu. Outsourcingu działań audytu windykacyjnego, pozwala firmie leasingowej bez zwłoki rozpocząć czynności poprzez pracowników terenowych partnera windykacyjnego. Starania personelu terenowego działającego operacyjnie w całej Polsce, zwiększają szanse odzyskania sprzętu jeszcze przed próbą jego odsprzedaży przez nieuczciwego leasingobiorcę i mogą uchronić klienta przed znacznymi i nieodwracalnymi stratami.

Ewidencja ryzyka
Dokumentacja, która zbierana jest podczas audytów przedmiotów leasingu powinna być w należyty sposób udokumentowana, co w przypadku wielu sprzętów, wiąże się z problemem jej archiwizacji. Z pomocą może przyjść jednak nowoczesna technologia i autorskie oprogramowanie, które pozwoli zarządzać opisem z przeprowadzonych oględzin, dokumentacją fotograficzną i możliwością analizy audytów w czasie. Już wkrótce udostępnimy platformę audytową, która umożliwi zdalną kontrolę nad stanem przedmiotów leasingu. Z pewnością pozwoli ona uchronić leasingodawców przed potencjalnymi stratami, jakie mogą wiązać się z brakiem należytej weryfikacji finansowanych sprzętów.