Monitoring należności
Cel
Celem procesu jest skuteczne dochodzenie (inkaso) należności z tytułu zaległych faktur na drodze polubownej. Systematyczne, cykliczne kontakty w połączeniu z szybką reakcją pozwalają na budowanie długoterminowej i pożądanej kultury płatniczej Klienta.
Założenia ogólne do procesu monitoringu należności:
- Do obsługi kierowane są należności do 30. dnia od terminu płatności faktury.
- W procesie wykorzystywana jest pełna gama narzędzi monitorujących, w tym kontakty telefoniczne, korespondencja e-mailowa oraz wiadomości SMS.
- Proces monitoringu jest na bieżąco zasilany informacjami o wpłatach oraz saldach na podstawie codziennych raportów przekazywanych przez Zleceniodawcę.
- Na podstawie zgłoszonego zapotrzebowania duplikaty faktur generowane i wysyłane są przez Zleceniodawcę.
- Sprawy reklamacyjne rozpatrywane są przez Zleceniodawcę po wcześniejszym pozyskaniu od Klienta informacji o złożeniu reklamacji oraz jej treści.
- W przypadku łamanych deklaracji spłaty zapowiadane są sankcje, których rodzaj i charakter każdorazowo ustalane są ze Zleceniodawcą przed rozpoczęciem procesu monitoringu.
- W okresie 30–45 dni po terminie płatności kontrahent informowany jest o zakończeniu monitoringu oraz o planowanym podjęciu działań windykacyjnych wraz z przekazaniem scenariusza windykacyjnego.
- W przypadku braku spłaty całego przeterminowanego zadłużenia proces polubowny kończy się w 60. dniu, a sprawa przekazywana jest do kancelarii prawnej Skuzar.
Charakterystyka kontaktów telefonicznych:
- Kontakty telefoniczne realizowane są w celu pozyskania deklaracji zapłaty, a następnie w terminach wynikających z deklaracji – w celu potwierdzenia dokonania wpłaty.
- W trakcie rozmów dążymy do uzyskania krótkich, jednoznacznych deklaracji spłaty.
- Pozyskujemy informacje dotyczące przyczyn opóźnień w płatnościach.
- W przypadku uzyskania deklaracji spłaty staramy się również ustalić źródło pochodzenia środków przeznaczonych na regulację zobowiązania.
- Kontakty telefoniczne prowadzone są bezpośrednio z Klientem lub osobami upoważnionymi i odpowiedzialnymi za realizację płatności.
- W przypadku łamanych deklaracji spłaty, w kolejnych rozmowach zapowiadane są sankcje za dalszą zwłokę w płatności – każdorazowo uzgadniane ze Zleceniodawcą.
- Dla spraw, w których brak jest skutecznego kontaktu z dłużnikiem, podejmowane są intensyfikowane próby kontaktu przy użyciu dostępnych narzędzi monitorujących.