Monitoring należności
Cel
Głównym celem jest skuteczne dochodzenie (inkaso) kwot zaległych faktur na drodze polubownej. Systematyczne oraz cykliczne kontakty w połączeniu z szybką reakcją stanowią podstawę do budowania długoterminowej pożądanej kultury płatniczej Klienta.
Założenia ogólne do procesu monitoringu należności:
- Zlecenia kierowane do obsługi w procesie do 30 dnia przeterminowania faktury,
- W procesie wykorzystujemy całą gamę narzędzi windykacyjnych począwszy od kontaktów telefonicznych poprzez wysyłkę komunikatów e:mail oraz sms
- Proces zasilany w informacje o wpłatach oraz saldach poprzez codzienne raporty przesyłane przez Zleceniodawcę
- W oparciu o przekazaną informację (zapotrzebowanie zgłoszone przez monitorowanego Klienta) duplikaty faktur generowane oraz wysyłane przez Zleceniodawcę,
- Sprawy reklamacyjne rozpatrywane przez Zleceniodawcę po wcześniejszym pozyskaniu informacji od Klienta o złożeniu reklamacji oraz pozyskaniu treści samej reklamacji.
- Dla łamanych deklaracji spłaty następuje zapowiedź sankcji, których rodzaj oraz charakter każdorazowo zostaje ustalony przed uruchomieniem realizacji procesu monitoringu należności.
- W 30-45 dniu po terminie przeterminowania faktury Zleceniobiorca informuje kontrahenta o zakończeniu monitoringu i podjęciu kroków windykacyjnych oraz wysłaniu scenariusza windykacyjnego.
- W przypadku braku zapłaty całego przeterminowanego zadłużenia proces polubowny zostaje zakończony w 60 dniu a sprawa przekazywana jest do kancelarii prawej Skuzar.
Charakterystyka kontaktów telefonicznych:
- Kontakty realizowane w celu pozyskania deklaracji zapłaty a następnie w terminach pozyskanej deklaracji celem potwierdzenia dokonania zapłaty.
- W ramach kontaktów telefonicznych dążymy do pozyskania krótkich deklaracji spłaty
- Podczas przeprowadzonych rozmów dążymy do pozyskania informacji o przyczynach braku terminowej płatności
- W przypadku uzyskania deklaracji spłaty dodatkowo dążymy do pozyskania informacji o źródle, z którego będą pochodzić środki na spłatę
- Kontakty telefoniczne podejmowane bezpośrednio z Klientem bądź osobami umocowanymi i odpowiedzialnymi za realizację płatności
- Dla łamanych deklaracji spłaty w kolejnych rozmowach staramy się zapowiadać sankcje dla kolejnej zwłoki w zapłacie. Rodzaj oraz charakter możliwych do zapowiedzi sankcji jest każdorazowo ustalany ze Zleceniodawca przed uruchomieniem procesu.
- Dla zleceń z brakiem kontaktu realizowany SKIP celem pozyskania dodatkowych danych kontaktowych Klienta.